Dicas para facilitar a rotina do porteiro

Quando se pensa em condomínio, a figura do porteiro sempre está presente, não é mesmo? Além de ser, literalmente, o primeiro contato de qualquer pessoa com o condomínio, o porteiro precisa desenvolver muito mais funções do que simplesmente abrir e fechar o portão, sendo um profissional de extrema importância para a organização da rotina condominial. Essa rotina envolve práticas diárias que exigem qualificação profissional, atenção, eficiência, discrição e boa comunicação.

Abaixo, confira as principais funções do porteiro:

Controlar o acesso ao condomínio: Essa talvez seja a função mais comum do porteiro e a que requer bastante atenção, já que garantir que apenas pessoas autorizadas entrem no condomínio interfere diretamente na segurança, uma das maiores preocupações das pessoas que optam por morar em condomínios. Dessa forma, é de responsabilidade do porteiro controlar a entrada e saída de moradores, visitantes e prestadores de serviços.

Quanto aos moradores, os porteiros precisam conhecê-los ou usar mecanismos que possam identificá-los facilmente para evitar enganos. Já pensou você ser barrado na portaria do prédio onde mora? Seria no mínimo um grande chateação para o morador e um constrangimento para o porteiro.

Já em relação à entrada e saída de visitantes, o procedimento de liberação de acesso precisa ser mais rigoroso. Na maioria dos condomínios, em caso de alguém que não mora no local desejar entrar, é preciso se identificar ao porteiro, que entrará em contato com o morador informando quem está na portaria para que seja confirmada a liberação do acesso ou o impedimento da entrada.

No caso de prestadores de serviços, antes de liberar o acesso, é preciso ainda checar se o serviço foi realmente solicitado. Isso é necessário para tentar evitar que pessoas disfarçadas de prestadores entrem no condomínio com má intenção. Em grandes condomínios, essa é uma prática muito comum de criminosos. E aqui, pode haver ainda mais outra atribuição para os porteiros: conduzir os prestadores. Por exemplo, indicar ao técnico da tv a cabo onde as antenas ficam instaladas.

Recebimento de correspondências e encomendas: O porteiro também é a pessoa responsável por receber as encomendas e correspondências dos moradores. Essa é uma função que exige bastante atenção, pois cabe ao porteiro realizar a triagem de tudo que chega. Primeiro, é preciso confirmar se a entrega é realmente para o morador que reside no condomínio. Em seguida, é preciso separar a correspondência ou a encomenda para que ela possa ser devidamente encaminhada ao condômino correto. Aqui, então, o cuidado precisa ser redobrado, para que seja evitado o extravio de documentos ou produtos ou que eles sejam perdidos. Principalmente porque se algo assim acontecer, poderá haver penalidades tanto para o porteiro quanto para o condomínio.

Registro de ocorrências: Se algum morador precisa fazer alguma observação sobre qualquer coisa do condomínio, o primeiro a ser procurado é o porteiro, principalmente porque, normalmente, é na portaria que fica o livro para o registro de ocorrências. Assim, cabe ao porteiro guardar o livro e se certificar de que os moradores que realizaram reclamações ou relataram problemas relatados assinaram a ocorrência. Logo depois, cabe ao porteiro informar ao síndico ou à administração do condomínio que há novas ocorrências foram registradas, para que sejam tomadas as devidas providências.

Identificar anormalidades no condomínio: Uma outra função do porteiro é identificar possíveis anormalidades ou situações que fogem ao que é comum da rotina no condomínio. Isso vale para quando o elevador quebra, por exemplo, que é preciso que ele comunique a administração e também aos moradores, ou em casos de pessoas estranhas andando em áreas proibidas do condomínio, por exemplo, para poder ajudar a manter a ordem no local.

Ufa! São muitas obrigações dos porteiros. E como dar conta de tudo isso de forma eficiente? É possível? O bom é que a resposta é sim! Atualmente, há plataformas que possibilitam organizar melhor as tarefas do porteiro, possibilitando que ele melhore a eficiência do seu trabalho.

Com a NokNox, por exemplo, a rotina do porteiro pode ser simplificada e ele terá mais tempo e condições de exercer todas essas e outras funções sem dores de cabeça para ele ou para o condomínio. Quer saber mais? A gente te explica.

Para começar a usar as ferramentas da NokNox, o condomínio irá fazer o cadastro dos porteiros. Em seguida, com login e senha, eles poderão acessar o Painel de Portaria no endereço portaria.noknox.com no navegador do computador ou tablet. No Painel, que é bem intuitivo e bastante fácil de usar, o porteiro poderá:

Cadastrar encomendas: Quando chegarem encomendas e correspondências, o porteiro vai realizar o cadastro no Painel de Portaria. No menu, será preciso informar apenas o nome do responsável pelo recebimento; o tipo da encomenda, além do nome do morador destinatário. Após o cadastro, será gerado um código de retirada único. Automaticamente, o sistema envia uma notificação pelo app ao morador com os dados da encomenda. Assim, ele saberá em tempo real que sua correspondência ou pacote chegou. Na notificação, constará um código de retirada, que deve ser informado no momento que o morador for retirar a encomenda. Com isso, o pacote é entregue apenas para a pessoa responsável e o condomínio consegue evitar alguns riscos, como o extravio de documentos ou mercadorias, e dá fim ao caderninho de encomendas. Aquele que o porteiro perdia tempo preenchendo para ter dados para quem entregou o pacote ou correspondência.

Cadastro de visitantes: O porteiro registra o visitante no Painel de Controle da portaria, informando alguns dados, e o condômino recebe na hora um pedido de liberação da visita no aplicativo, com nome e foto do visitante, garantido que apenas pessoas autorizadas entrem no condomínio. Como a notificação chega diretamente no celular do morador, ele pode liberar o acesso do visitante de qualquer lugar. Ele pode, por exemplo, esperar o seu convidado na piscina do prédio sem problemas, porque não precisa estar em casa para atender o interfone e permitir a entrada da visita.

Liberação de visitas: Quando o morador faz o pré-cadastro do visitante ou prestador de serviço no app, o porteiro já consegue rapidamente identificar a pessoa autorizada a entrar no condomínio. Agilizando o processo e evitando qualquer tipo de transtorno. Com isso, o porteiro pode dar adeus ao interfone, já que não é preciso entrar em contato com o morador para confirmar se realmente é para deixar o visitante entrar ou não.

Ah, e algo excelente para os porteiros é que com a NokNox também dá para aposentar o Livro de Ocorrências. Com a plataforma, as reclamações são feitas pelo morador diretamente no aplicativo. O porteiro não tem mais essa obrigação de atender o morador que deseja fazer a ocorrência e notificar a administração quando há uma nova ocorrência. Para além disso, o condomínio garante o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que com a plataforma NokNox essas informações ficam protegidas na nuvem. No caso do Livro de Ocorrências, o condomínio fica mais vulnerável à infração da LGPD.

Com a NokNox, não há dúvida, o trabalho do porteiro fica muito mais eficiente, pois ele otimiza tempo, consegue ter mais foco e trabalha mais satisfeito, pois as demandas são simplificadas. E o condomínio, claro, só tem a ganhar com isso. A melhor parte é que dá para usar NokNox sem gerar custo algum. Seu condomínio pode começar a usar a plataforma agora mesmo de graça. Saiba como aqui.

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