ASSEMBLEIA VIRTUAL: COMO REALIZAR COM AJUDA DO SUPER APP NOKNOX

Aprenda como fazer assembleias virtuais usando ferramentas de videochamadas gratuitas e como utilizar o Super App Noknox para organizar e comunicar os moradores. 

INICIANDO O PROCESSO DE ASSEMBLEIA VIRTUAL

Com o aumento de casos da pandemia de COVID-19, condomínios de todo o Brasil estão optando por realizar suas assembleias de maneira virtual. Mas, para seguir as regras e leis, o condomínio precisa se preparar. Nesse momento, o síndico precisa seguir algumas regras antes de adotar as assembleias digitais. 

De maneira geral, para poder realizar assembleias virtuais, o síndico precisa entender a opinião dos moradores. Comece criando uma enquete através da plataforma para condomínio Noknox. Dentro da plataforma, é possível criar uma enquete e entender se os moradores gostariam de participar de uma assembleia virtual. Você poderá optar por tipos de respostas únicas (SIM e NÃO), dessa forma, fica mais fácil de entender o resultado da enquete. 

REGRAS PARA REALIZAR AS ASSEMBLEIAS VIRTUAIS

Se os moradores concordarem em realizar a assembleia virtual, o síndico precisa atualizar a convenção do condomínio, conforme determinam os artigos 1.334, inciso III, e 1.350, do Código Civil. Isso é necessário porque certas decisões tomadas durante a reunião podem ser invalidadas caso essa medida não seja realizada. 

Outro ponto muito importante é a plataforma onde o síndico pode realizar a assembleia virtual (no próximo tópico explicamos quais plataformas utilizar), já que o condômino precisa ter acesso a recursos tecnológicos. Se o condomínio ignorar a necessidade do morador, pode ter problemas judiciais, já que a participação e o voto em assembleia é um direito garantido para o morador de acordo com o Código Civil, inciso III do artigo 1.335. Em casos de moradores que não possuem uma estrutura digital, como computador, tablet e celular com acesso à internet, o síndico pode optar pela assembleia híbrida, que explicaremos a seguir.

REALIZANDO ASSEMBLEIAS HÍBRIDAS

Com as assembleias híbridas, alguns moradores podem participar presencialmente, enquanto outros participam por videochamada. 

Como medida de segurança para se proteger da COVID-19, o ideal é utilizar essa estratégia em último caso e, no ato da reunião presencial, seguir todas as recomendações de higiene e segurança. 

ORGANIZANDO A ASSEMBLEIA

Depois de decidir o tipo de assembleia que será realizada, o síndico pode enviar um comunicado a todos os condôminos através do Super App Noknox. Dessa forma, o síndico garante que todos os moradores recebam a informação de quando acontecerá a assembleia. 

Confira um modelo de comunicado que pode ser enviado aos moradores pelo aplicativo Noknox.

Além de enviar o comunicado com antecedência, o síndico pode reforçar o comunicado um dia ou horas antes do evento. Dessa forma, ele evita que a adesão à assembleia seja baixa. 

FERRAMENTAS DE VIDEOCHAMADA GRATUITAS

Para realizar a assembleia virtual, será necessário utilizar uma plataforma de videochamada. Existem muitas soluções gratuitas e pagas. Para facilitar a utilização indicamos o Google Meet: a ferramenta possui uma versão gratuita onde o criador do evento (desde que tenha uma conta Gmail) pode criar uma videochamada e convidar até 100 participantes e realizar uma reunião de até 60 minutos gratuitamente. ‍

Se o evento tiver mais do que 100 participantes, recomendamos que seja criado mais de um evento. 

Para criar o evento, é necessário ter uma conta Gmail (e-mail do Google). Nesse caso, quem deverá ter essa conta e criar o evento deve ser o síndico, controller ou coordenador digital, de preferência um funcionário do condomínio que já auxilia nas assembleias. 

Após a criação do evento, basta compartilhar o link da videochamada com os moradores através da função Mensagem direta dentro do sistema Noknox. Saiba como criar um evento pelo Google Meet. 

LISTA DE PRESENÇA VIRTUAL

Para garantir que o evento ocorra na maior naturalidade, é necessário confirmar a lista de presença digital. Uma dica é utilizar o formulário Google, ferramenta também gratuita onde o síndico ou controller que ajudará na reunião pode criar um formulário com perguntas básicas como: nome, unidade e confirmação de comparecimento ao evento virtual. 

Ter uma lista de presença com a confirmação de participação dos moradores é obrigatório e garante que todos participem das decisões abordadas na assembleia. A lista de confirmação também pode ser impressa e anexada à ata da assembleia. Para criar uma lista de presença online, use o Google Formulários. 

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