A assembleia de condomínio é um momento importante para a gestão do patrimônio coletivo, pois é nela que os condôminos podem discutir e decidir sobre assuntos de interesse comum, como orçamento, obras, regras internas, eleição de síndico e conselho, entre outros. No entanto, nem sempre é fácil reunir todos os moradores em um mesmo local e horário, especialmente em tempos de pandemia e distanciamento social. Por isso, a assembleia de condomínio virtual surge como uma alternativa prática, segura e eficiente para realizar esse tipo de reunião.Neste artigo, vamos explicar melhor o que é esse tipo de assembleia, quais são as suas vantagens e como fazê-la de forma correta e eficiente. Acompanhe!

O que é uma assembleia de condomínio virtual?

Consiste em uma reunião online que é realizada entre proprietários, síndicos e inquilinos para discutir assuntos relacionados ao condomínio. Assembleias virtuais são procedimentos confiáveis, cumprem os requisitos legais e são completamente seguras, oferecendo muitas vantagens em relação às reuniões presenciais tradicionais. Para organizar uma assembleia virtual, a gestão do condomínio deve planejar todos os detalhes, desde a escolha de uma plataforma de videoconferência apropriada até a preparação de documentos e informações pertinentes, para que seja possível realizar a reunião de maneira eficaz. 

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Realizar uma assembleia virtual é uma excelente forma de manter os moradores em dia com as atualizações e garantir que todas as decisões tomadas estejam de acordo com as leis e regulamentos vigentes.

O que diz a lei sobre a assembleia virtual?

A assembleia virtual de condomínio é uma modalidade de reunião que permite aos condôminos participarem das decisões do condomínio por meio de plataformas digitais, como aplicativos, sites ou videoconferências. Essa forma de assembleia foi regulamentada pela Lei 14.010/2020, que dispõe sobre o regime jurídico emergencial e transitório das relações jurídicas de Direito Privado no período da pandemia da Covid-19. A lei estabelece que a assembleia condominial poderá ser realizada por meios virtuais, sendo válida a manifestação de vontade de quem participar. Além disso, a lei determina que os atos praticados nessas assembleias deverão ser comunicados aos condôminos ausentes em até cinco dias úteis.

Como funciona uma assembleia virtual?

Os condomínios, que antes dependiam apenas de reuniões presenciais, agora contam com a tecnologia para ajudar a realizar assembleias virtuais. Essa função vem permitindo ao síndico realizar assembleias mais ágeis, seguras e eficientes. Uma assembleia virtual é um encontro online, também conhecido como reunião virtual, que permite aprovar ou aplicar decisões num condomínio por meio de plataformas digitais. Podem ser realizadas por softwares específicos, geralmente criados para tal, ou por diversas plataformas de conexão online, como o Google Meet, por exemplo. Logo, para fazer uma assembleia virtual eficiente, o síndico deve seguir algumas diretrizes básicas. Uma delas é o cumprimento do regimento interno do condomínio, que estipulará datas, horários e a forma como os condôminos terão acesso ao encontro. É importante destacar que este documento não pode ser ignorado e a reunião não pode ser feita sem ele. Além disso, é importante que o síndico se informe sobre a legislação da assembleia virtual, para garantir que as informações colhidas e as decisões tomadas sejam válidas. Levando tudo isso em consideração, é possível concluir que as assembleias virtuais no condomínio são uma ótima opção, pois permitem que o processo de votação seja mais ágil, eficiente e seguro. Além disso, também ajudam a economizar custos e tempo dos condôminos. Por fim, é importante lembrar que o síndico precisa sempre seguir todas as diretrizes e alinhar o encontro online à legislação.

O que é a assembleia de condomínio híbrida?

A assembleia de condomínio híbrida é uma modalidade de reunião que combina a participação presencial e virtual dos condôminos. Essa forma de assembleia permite que os moradores que não podem comparecer pessoalmente ao local da reunião possam acompanhar e votar nas pautas por meio de uma plataforma digital. A assembleia híbrida é uma alternativa para facilitar a comunicação e a tomada de decisões no condomínio, especialmente em tempos de pandemia e distanciamento social. No entanto, para que a assembleia híbrida seja válida, é preciso seguir algumas regras e cuidados, como garantir a segurança dos dados, a transparência das votações e a acessibilidade dos participantes.

Quais são as vantagens de uma assembleia virtual?

 É cada vez mais comum ver condomínios optando por realizar as assembleias de maneira virtual, especialmente com a pandemia que impediu a realização de reuniões presenciais. Essa forma de assembleia virtual oferece diversas vantagens, proporcionando mais organização, praticidade e economia para síndicos e condôminos. Começando pela economia, a assembleia virtual oferece a possibilidade de realizar as reuniões de forma gratuita ou com baixíssimo custo, economizando com a locação de espaço e oferta de refeições. Além disso, se você pertencer a um condomínio grande, a economia com o transporte para o local da reunião é muito significativa. Outra vantagem é que, no formato de assembleia virtual, todos os condôminos e moradores do condomínio podem participar, independentemente de onde estejam. Isso resulta na participação de mais pessoas e na possibilidade de discutir mais assuntos, já que não existe a restrição de tempo e local. Por fim, mas não menos importante, a assembleia virtual tem sido comprovada como mais ágil e prática, pois agiliza a votação e aprovação dos assuntos discutidos. Esta facilidade foi possível graças à tecnologia moderna, que oferece aplicativos especializados em assembleias para condomínios. Apesar de todas as vantagens da assembleia virtual, realizar uma reunião online requer alguns cuidados e preparação, como a divulgação de todas as informações necessárias para a reunião e a escolha da melhor ferramenta de comunicação. Em suma, a assembleia virtual para condomínios oferece economia, praticidade, participação de mais condôminos e maior agilidade nas votações. Se você é síndico ou condômino, não deixe de aproveitar os recursos da tecnologia e realizar as assembleias de forma virtual, já que elas são extremamente benéficas para o condomínio como um todo.

As assembleias virtuais são uma ameaça para as presenciais?

Assembleias virtuais não são uma ameaça para as presenciais, mas sim uma alternativa complementar. Cabe aos organizadores e aos participantes avaliarem as vantagens e desvantagens de cada formato, e escolherem aquele que melhor se adapta às suas necessidades e expectativas. O ideal é que haja um equilíbrio entre os dois modelos, aproveitando o que cada um tem de melhor. Há vantagens e desvantagens em ambos os formatos, e a escolha depende de vários fatores, como o objetivo, o público, o custo e a segurança. As assembleias virtuais têm como principal benefício a praticidade e a conveniência. Elas permitem que as pessoas participem de qualquer lugar, sem precisar se deslocar, gastar tempo e dinheiro com transporte, hospedagem e alimentação. Além disso, elas podem facilitar a inclusão de pessoas que, por algum motivo, não poderiam comparecer presencialmente, como aquelas com dificuldades de mobilidade, de saúde ou de agenda. Também podem ser mais ágeis e eficientes, pois evitam os atrasos, as interrupções e as distrações que costumam ocorrer nas presenciais. Por outro lado, as assembleias virtuais também apresentam alguns desafios e limitações. Um deles é a necessidade de uma infraestrutura tecnológica adequada, que garanta a qualidade da conexão, da imagem e do som, bem como a segurança dos dados e das votações. Outro é a dificuldade de manter o engajamento e a participação dos envolvidos, que podem se sentir mais distantes e menos motivados a interagir. Além disso, as assembleias virtuais podem perder em termos de sociabilidade e de construção de confiança, pois reduzem as oportunidades de contato pessoal, de troca de experiências e de fortalecimento de vínculos.

Passo a passo de como fazer uma assembleia virtual?

Para fazer uma assembleia virtual, é preciso seguir alguns passos:

• Escolher uma plataforma de videoconferência que atenda às necessidades da assembleia, como por exemplo, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Skype. É importante verificar se a plataforma oferece recursos como gravação, compartilhamento de tela, chat, votação e interpretação simultânea;
• Definir a data, o horário e a pauta da assembleia, e enviar um convite com antecedência para os participantes, informando o link de acesso à plataforma, a senha se houver, e as orientações para o uso da ferramenta;
• Preparar os materiais necessários para a assembleia, como documentos, apresentações, relatórios e propostas. É recomendável enviar esses materiais por e-mail ou disponibilizá-los em um site ou nuvem antes da assembleia, para que os participantes possam consultá-los;
• Testar a conexão de internet, o áudio e o vídeo antes da assembleia, e pedir para os participantes fazerem o mesmo. É aconselhável ter um plano B em caso de falhas técnicas, como um número de telefone ou um e-mail alternativo para contato;
• Iniciar a assembleia no horário marcado, e seguir a pauta estabelecida. É importante definir um moderador que conduza a reunião, um secretário que registre as decisões e um facilitador que auxilie na resolução de problemas técnicos. Durante a assembleia, é preciso garantir a participação e o respeito de todos, seguindo as regras de etiqueta online;
• Encerrar a assembleia com um resumo dos principais pontos discutidos e das deliberações tomadas. É recomendável enviar uma ata da assembleia por e-mail para os participantes, com os anexos pertinentes, e solicitar a confirmação de recebimento.

Leia também:Assembleia Virtual: como realizar com ajuda do Super App da Nok Nox.

Conclusão

A assembleia de condomínio virtual é uma forma moderna e prática de resolver os problemas do condomínio, mas exige planejamento e organização para ser bem-sucedida. Então, para te ajudar na organização desse evento, conte com a solução de gestão condominial da Nok Nox! Gostou deste conteúdo? Então, descubra como os moradores podem contribuir para a segurança condominial!